In Nextcloud wird gezielt gesteuert, wer Zugriff auf welche Inhalte hat. Wenn z.B. ein Ordner oder eine Datei erstellt wird dann hat man nur persönlich darauf den Zugriff. Andere Vereinsmitglieder können die Inhalte zunächst nicht sehen oder auch bearbeiten. Da wir aber gerade im Verein zusammenarbeiten wollen gibt es mehrere Möglichkeiten Inhalte oder auch Termine mit anderen Vereinsmitgliedern oder auch Gruppen gezielt zu teilen:

Dateien teilen

Dateien können in seinem persönlichen Bereich anlegt und mit anderen Vereinsmitgliedern oder auch Gruppen geteilt werden. Hierbei können noch die Berechtigungen festlegt werden. Es ist also zu definieren ob die anderen Gruppen oder Vereinsmitglieder die Inhalte nur lesen können oder diese auch bearbeiten können. Eine Liste mit Gruppen findet man unten. Beim teilen eines persönlicheen Ordners oder einer Datei muss man aber wissen das die Inhalte gelöscht werden, wenn der eigene Account entfällt. Wenn Inhalte für den Verein dauerhaft erhalten bleiben sollen ist es besser diese in Teamordnern anzulegen (s.u.).

Inhalte in Teamordnern ablegen

Teamordner werden zentral (Michael Brenner/Jens Strotmann) angelegt und bleiben dauerhaft im System. Ziel ist dass Gruppen und Einzelpersonen Zugriff auf die Inhalte haben oder diese bearbeiten und einfügen können. So gibt es z.B. einen Teamordner für den Vorstand und einen Teamordner für die 100 Jahr Feier. Auf den Teamordner Vorstand haben nur Mitglieder der Gruppe Vorstand zugriff. Auf den Teamordner 100 Jahr Feier haben nur die Vereinsmitglieder Zugriff, die aktiv an der Vorbereitung und Durchführung der 100 Jahr Feier mitarbeiten wollen.

Wenn Unterordner angelegt werden ist es nicht erforderlich diese noch einmal zu teilen. Wenn der Teamordner z.B. für die Gruppe Vorstand freigegeben ist gilt dies auch für alle Unterordner die später neu angelegt werden. Die Berechtigungen werden also vererbt.

Gruppen

Gruppen haben für die Steuerung der Nextcloud Instanz für den TTC DJK Hennef eine zentrale Bedeutung. Gruppen können für das Teilen von Dateien genutzt werden oder für den Zugriff auf Teamordner oder auch für Chats (analog zu Whats App) und Videokonferenzen oder auch für die Kalenderfunktion. Die Gruppen können nur zentral angelegt und geändert werden. Dazu bitte auf Michael Brenner oder Jens Strotmann zugehen. Es wurden bisher folgende Gruppen angelegt:

  1. Alle Vereinsmitglieder
  2. Vorstand TTC DJK Hennef
  3. 100 Jahre TTC DJK Hennef
  4. Turnierorganisation
  5. Jeweils eine eigene Gruppe für die Mannschaften 1 bis 7
  6. Mannschschaftsführer
  7. Jugendbetreuung

Nutzung der Gruppen für den Kalender

Die Gruppen werden auch für die Kalenderfunktion genutzt. Es wurden eine Vielzahl von Kalendern angelegt.

Der Kalender „TTC DJK Hennef“ ist ist für die Gruppe „Alle Vereinsmitglieder“ lesend freigegeben. Termine einstellen und Ändern können nur Mitglieder der Gruppe Vorstand

Für alle Mannschaften aus dem Erwachsenenbereich 1 bis 7 wurde ein eigener Kalender angelegt (1. Manschaft, 2. Mannschaft, …). Die Kalender sind für alle Vereinsmitglieder lesend freigegeben. Ändern können nur Mitglieder der Gruppe Mannschaftsführer.

Im Jugendbereich wurden 3 Kalender für die U13, U15 und 19 angelegt. Die Kalender sind für alle Vereinsmitglieder lesend freigegeben. Ändern können nur Mitglieder der Gruppe Jugend.

Nutzung der Gruppen bei Nextcloud Talk

Bei Nextcloud Talk kann analog zu Whats App für die Kommunikation genutzt werden. So kann man z.B. einen Chat mit der Gruppe der 4. Mannschaft erstellen. Die weitere Nutzung ist wie mit Whats App. Im Gegensatz zu Whats App entspricht die Nutzung aber der DSGVO.